Πολιτική Απορρήτου — Helios Pro

Έκδοση 2.0 · σε ισχύ από 24 Αυγούστου 2026

1. Ποιος είναι υπεύθυνος

Επεξεργαζόμαστε προσωπικά δεδομένα βάσει του ΓΚΠΔ και του Νόμου 125(Ι)/2018.

Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων. Αξιολογήσαμε το άρθρο 37 και καταλήξαμε ότι ο ορισμός ΥΠΔ δεν είναι υποχρεωτικός στην τρέχουσα κλίμακά μας: οι βασικές μας δραστηριότητες δεν συνεπάγονται τακτική και συστηματική παρακολούθηση υποκειμένων σε μεγάλη κλίμακα, ούτε επεξεργασία ειδικών κατηγοριών σε μεγάλη κλίμακα. Επανεξετάζουμε την αξιολόγηση καθώς η πλατφόρμα μεγαλώνει και θα δημοσιεύσουμε εδώ στοιχεία ΥΠΔ αν αυτό αλλάξει.

Εποπτική αρχή. Γραφείο Επιτρόπου Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, Ιάσονος 1, 1082 Λευκωσία, Κύπρος — https://www.dataprotection.gov.cy. Μπορείτε να καταγγείλετε απευθείας σε αυτήν.

2. Οι δύο ρόλοι

2.1 Είμαστε υπεύθυνος για δεδομένα που αφορούν εσάς. Δηλαδή: ονοματεπώνυμο, email, τηλέφωνο, γλώσσα και ρόλο· κατακερματισμένη τιμή κωδικού και ρυθμίσεις δύο παραγόντων· ιστορικό συνδέσεων, διευθύνσεις IP και πληροφορίες συσκευής· το αρχείο σημαντικών ενεργειών σας· αιτήματα υποστήριξης προς εμάς· διαγνωστικά κινητού· την αποδοχή των πολιτικών μας· και, για διαχειριστές, τη σχέση χρέωσης του οργανισμού μαζί μας. Τα άρθρα 3 έως 11 αφορούν αυτά τα δεδομένα.

2.2 Είμαστε εκτελών για δεδομένα των πελατών σας. Οτιδήποτε καταγράφει ο οργανισμός σας για τους δικούς του πελάτες, μέλη, δυνητικούς πελάτες και επαφές είναι δεδομένα του οργανισμού σας. Ο οργανισμός σας αποφασίζει τι συλλέγεται, γιατί, και για πόσο. Εμείς τα αποθηκεύουμε και επεξεργαζόμαστε κατ' εντολή του βάσει της ΣΕΔ.

Αυτό σημαίνει:

• αν πελάτης σας θέλει αντίγραφο των δεδομένων του ή τη διαγραφή τους, απευθύνεται στον οργανισμό σας, όχι σε εμάς. Αν έρθει σε εμάς, θα του το πούμε και θα διαβιβάσουμε το αίτημα στους διαχειριστές σας·
• δεν χρησιμοποιούμε τα δεδομένα των πελατών σας για δικούς μας σκοπούς, δεν τα πουλάμε, δεν τα χρησιμοποιούμε για διαφήμιση, και δεν τα χρησιμοποιούμε για την εκπαίδευση γενικών μοντέλων ΤΝ·
• τι κάνουμε με αυτά, τα μέτρα ασφαλείας μας, οι υπο-εκτελούντες και οι δικές σας υποχρεώσεις βρίσκονται στη ΣΕΔ.

2.3 Δεν είμαστε από κοινού υπεύθυνοι με τον οργανισμό σας. Καθένας ελέγχει ό,τι ελέγχει. Το άρθρο 3 της ΣΕΔ το ορίζει, και το άρθρο 3.4 προβλέπει τι ισχύει αν εποπτική αρχή ή δικαστήριο διαφωνήσει.

2.4 Ο εργοδότης σας βλέπει τι κάνετε. Οι διαχειριστές του οργανισμού σας βλέπουν το αρχείο δραστηριότητάς σας στην πλατφόρμα, διότι είναι η δική τους πλατφόρμα και τα δικά τους δεδομένα. Η χρήση αυτού από τον εργοδότη σας είναι ζήτημα μεταξύ εσάς και εκείνου, κατά την εργατική νομοθεσία και τη νομοθεσία προστασίας δεδομένων — υπεύθυνος επεξεργασίας για τη χρήση αυτή είναι ο εργοδότης σας, όχι εμείς. Προτείνουμε να διαβάσετε τη δική του ενημέρωση προς το προσωπικό. Το άρθρο 7.4 των Όρων το λέει το ίδιο από την άλλη πλευρά.

3. Τι συλλέγουμε για εσάς

Δεν συλλέγουμε τις επαφές, το ημερολόγιο, το μικρόφωνο ή τη βιβλιοθήκη φωτογραφιών σας πέραν φωτογραφίας που επισυνάπτετε σκόπιμα· δεν παρακολουθούμε συνεχή τοποθεσία ή τοποθεσία στο παρασκήνιο· δεν συλλέγουμε διαφημιστικά αναγνωριστικά· και δεν φορτώνουμε σενάρια διαφήμισης ή συμπεριφορικής παρακολούθησης.

4. Γιατί, και με ποια νομική βάση

4.1 Έννομα συμφέροντα. Όπου στηριζόμαστε σε αυτά, έχουμε σταθμίσει το συμφέρον μας έναντι των δικαιωμάτων σας και κρίναμε την επεξεργασία αναλογική και αναμενόμενη. Μπορείτε να εναντιωθείτε κατά το άρθρο 21 οποτεδήποτε.

4.2 Διαγνωστικά κινητού. Οι εφαρμογές περιλαμβάνουν Google Firebase Crashlytics και Firebase Analytics, απενεργοποιημένα στις εκδόσεις ανάπτυξης και δοκιμών. Σήμερα η εξαίρεση γίνεται από τις ρυθμίσεις απορρήτου του λειτουργικού σας. Προσθέτουμε διακόπτη εντός της εφαρμογής, ανενεργό εξ ορισμού, διότι η επιλογή για αποθήκευση αναγνωριστικών αναλυτικών στη συσκευή σας ανήκει στη δική μας εφαρμογή και όχι θαμμένη στις ρυθμίσεις του τηλεφώνου σας. Μέχρι τότε, γράψτε μας και θα εξαιρέσουμε τον λογαριασμό σας.

4.3 Τοποθεσία. Όταν επισυνάπτετε φωτογραφία σε δελτίο εργασίας από την εφαρμογή και έχετε παραχωρήσει άδεια τοποθεσίας στο προσκήνιο, η εφαρμογή καταγράφει τις τελευταίες γνωστές συντεταγμένες μαζί με τη φωτογραφία, όπως κάνει η κάμερα ενός τηλεφώνου. Δεν σας παρακολουθούμε συνεχώς, δεν παρακολουθούμε μετακινήσεις μεταξύ σημείων, και δεν χρησιμοποιούμε τοποθεσία για παρουσιολόγιο, χρονομέτρηση ή άλλη μορφή παρακολούθησης. Αν αρνηθείτε την άδεια, όλα λειτουργούν κανονικά· απλώς οι φωτογραφίες δεν γεωσημαίνονται.

5. Συνδεδεμένα γραμματοκιβώτια και δεδομένα χρήστη Google

Το Helios Pro περιλαμβάνει κοινόχρηστα εισερχόμενα ομάδας. Μέλος της ομάδας σας μπορεί να συνδέσει γραμματοκιβώτιο Gmail ή Microsoft 365 ώστε τα εισερχόμενα μηνύματα πελατών να αρχειοθετούνται στην αντίστοιχη εγγραφή. Είναι προαιρετικό και ανενεργό μέχρι να συνδεθεί γραμματοκιβώτιο.

Τι ζητούμε

• Ζητούμε ένα μόνο πεδίο εφαρμογής Google, το gmail.readonly (https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly). Παρέχει αποκλειστικά δικαίωμα ανάγνωσης. Δεν μπορούμε να στείλουμε, διαγράψουμε ή τροποποιήσουμε οτιδήποτε στο γραμματοκιβώτιο.
• Το ζητούμε διότι τα κοινόχρηστα εισερχόμενα δεν έχουν άλλον τρόπο να δουν τις απαντήσεις πελατών που υπάρχουν για να οργανώσουν. Τίποτε άλλο στην πλατφόρμα δεν χρησιμοποιεί πρόσβαση Gmail.

Τι κάνουμε με αυτό

• Ελέγχουμε το συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιο περίπου κάθε πέντε λεπτά, με αυξητικό δείκτη ώστε να ανακτάται μόνο η νέα αλληλογραφία.
• Ο αποστολέας, το θέμα, το σώμα και οι χρονοσημάνσεις αποθηκεύονται στα εισερχόμενα του οργανισμού σας ώστε το νήμα να εμφανίζεται στη σχετική εγγραφή. Μηνύματα που δεν αντιστοιχούν σε τίποτε είτε εμφανίζονται στα εισερχόμενα υποστήριξης είτε καταγράφονται και απορρίπτονται, ανάλογα με ρύθμιση που ελέγχετε.
• Τα διακριτικά πρόσβασης και ανανέωσης κρυπτογραφούνται σε ηρεμία (AES-256-GCM) και αποκρυπτογραφούνται μόνο τη στιγμή του αιτήματος προς την Google.
• Τα δεδομένα γραμματοκιβωτίου περιορίζονται στον οργανισμό σας. Η απομόνωση μισθωτών σημαίνει ότι κανένας άλλος πελάτης δεν μπορεί να τα αναζητήσει.

Τι δεν κάνουμε ποτέ με αυτό

• Δεν πουλάμε δεδομένα χρήστη Google, και δεν τα διαβιβάζουμε σε μεσίτες δεδομένων ούτε σε οποιονδήποτε για διαφημιστικούς σκοπούς.
• Δεν χρησιμοποιούμε δεδομένα χρήστη Google για την ανάπτυξη, βελτίωση ή εκπαίδευση γενικευμένων μοντέλων τεχνητής νοημοσύνης ή μηχανικής μάθησης.
• Το προσωπικό μας δεν διαβάζει την αλληλογραφία σας. Άνθρωποι αποκτούν πρόσβαση σε δεδομένα χρήστη Google μόνο όπου έχετε δώσει ρητή συγκατάθεση για συγκεκριμένο αίτημα υποστήριξης, όπου είναι απαραίτητο για λόγους ασφαλείας όπως η διερεύνηση κατάχρησης, για συμμόρφωση με το εφαρμοστέο δίκαιο, ή όπου τα δεδομένα έχουν συγκεντρωθεί και ανωνυμοποιηθεί για εσωτερικές λειτουργίες.

Τρίτοι

Τα δεδομένα χρήστη Google αποθηκεύονται στη δική μας υποδομή και δεν κοινοποιούνται σε τρίτους, με μία εξαίρεση: αν το πακέτο σας περιλαμβάνει την προαιρετική λειτουργία σύνταξης απαντήσεων με ΤΝ και χρήστης ζητήσει προσχέδιο, τα μηνύματα του συγκεκριμένου νήματος περνούν από φίλτρο αφαίρεσης προσωπικών δεδομένων και αποστέλλονται στο API της Anthropic για τη δημιουργία της προτεινόμενης απάντησης. Η Anthropic επεξεργάζεται το αίτημα και δεν εκπαιδεύει μοντέλα επ' αυτού. Κανένα δεδομένο γραμματοκιβωτίου δεν εγκαταλείπει την πλατφόρμα για οποιονδήποτε άλλο λόγο.

Διατήρηση και ανάκληση πρόσβασης

• Κάθε συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιο μπορεί να τεθεί σε παύση ή να αποσυνδεθεί οποτεδήποτε από τις Ρυθμίσεις. Η αποσύνδεση ανακαλεί άμεσα το διακριτικό OAuth στην Google και σταματά κάθε περαιτέρω πρόσβαση.
• Μπορείτε επίσης να ανακαλέσετε την πρόσβαση μόνοι σας στο myaccount.google.com/permissions.
• Κατά την αποσύνδεση διαγράφουμε τα αποθηκευμένα διακριτικά. Μηνύματα ήδη αρχειοθετημένα στις εγγραφές σας αποτελούν επιχειρηματικά αρχεία του οργανισμού σας και ακολουθούν τους κανόνες διατήρησης του άρθρου 7· μπορείτε να τα διαγράψετε οποτεδήποτε. Τα εισαχθέντα μηνύματα διαγράφονται αυτόματα μετά από 24 μήνες.

Δύο πράγματα να αποφασίσετε πριν συνδέσετε γραμματοκιβώτιο

• Ένα γραμματοκιβώτιο περιέχει προσωπικά δεδομένα τρίτων. Καθένας που έγραψε ποτέ σε αυτή τη διεύθυνση είναι υποκείμενο δεδομένων, και κανείς τους δεν συμφώνησε τίποτε με τον οργανισμό σας. Η αρχειοθέτηση της αλληλογραφίας τους στις εγγραφές σας είναι δική σας επεξεργασία και το άρθρο 14 απαιτεί να τους ενημερώσετε — μια γραμμή στην υπογραφή email ή στην ενημέρωση απορρήτου του ιστότοπού σας συνήθως αρκεί.
• Συνδέστε γραμματοκιβώτιο ρόλου, όχι προσωπικό. Ένα προσωπικό γραμματοκιβώτιο εισάγει ιδιωτική αλληλογραφία που δεν έχει θέση σε κοινόχρηστο σύστημα, και δεν μπορείτε να την αφαιρέσετε επιλεκτικά.

6. Ποιος λαμβάνει τα δεδομένα σας

6.1 Εντός του οργανισμού σας. Οι διαχειριστές σας βλέπουν τα στοιχεία λογαριασμού και τη δραστηριότητά σας. Οι συνάδελφοί σας βλέπουν το όνομά σας στις εγγραφές που δημιουργείτε ή τροποποιείτε.

6.2 Οι πάροχοί μας. Ο πλήρης και αυθεντικός κατάλογος — σκοποί, οντότητες, τοποθεσίες και εγγυήσεις διαβίβασης — βρίσκεται στη σελίδα υπο-εκτελούντων, που αποτελεί το Παράρτημα III της ΣΕΔ και τηρείται με προειδοποίηση 30 ημερών πριν από κάθε αλλαγή.

6.3 Πάροχοι ΤΝ. Κάθε λειτουργία ΤΝ είναι ανενεργή μέχρι να την ενεργοποιήσει ο οργανισμός σας, και καθεμία ενεργοποιείται χωριστά. Όταν εκτελείται, τα σχετικά δεδομένα αποστέλλονται στον υπο-εκτελούντα ΤΝ που κατονομάζεται στο Παράρτημα III, βάσει ΣΕΔ και Τυποποιημένων Συμβατικών Ρητρών, αποκλειστικά για την επιστροφή του αποτελέσματος. Δεν χρησιμοποιούνται για εκπαίδευση μοντέλων.

Πριν φύγει οποιοδήποτε τέτοιο αίτημα από την πλατφόρμα, τα ονόματα προσώπων αντικαθίστανται με σύμβολα υποκατάστασης (τα οποία αποκαθίστανται στην απάντηση εντός της πλατφόρμας) και τα άμεσα αναγνωριστικά επικοινωνίας — email, τηλέφωνο, οδός — παραλείπονται. Πρόκειται για ελαχιστοποίηση, όχι ανωνυμοποίηση: κατέχουμε την αντιστοίχιση, οπότε τα διαβιβαζόμενα δεδομένα παραμένουν προσωπικά δεδομένα, και υπολειμματικά αναγνωριστικά μπορούν να εμφανιστούν σε ελεύθερο κείμενο και σε αρχεία που επεξεργάζονται αυτούσια, όπως ένας λογαριασμός ρεύματος ή αρχείο εισαγωγής.

6.4 Αρχές. Όπου ο νόμος το απαιτεί. Ερμηνεύουμε στενά, γνωστοποιούμε το ελάχιστο, και σας ενημερώνουμε εκτός αν απαγορεύεται.

6.5 Αν η επιχείρηση αλλάξει χέρια. Τα δεδομένα σας ενδέχεται να μεταβιβαστούν σε αποκτώντα. Θα σας ενημερώσουμε εκ των προτέρων και τα δικαιώματά σας ακολουθούν τα δεδομένα.

6.6 Ποτέ. Δεν πουλάμε ούτε ενοικιάζουμε προσωπικά δεδομένα, δεν τα μοιραζόμαστε με διαφημιστικά δίκτυα ή μεσίτες δεδομένων, και δεν τα χρησιμοποιούμε για την εκπαίδευση γενικών μοντέλων ΤΝ.

7. Για πόσο τα τηρούμε

Τα δεδομένα που ελέγχει ο οργανισμός σας ακολουθούν τις ρυθμίσεις του και το άρθρο 11 της ΣΕΔ, όχι τον πίνακα αυτόν.

8. Διεθνείς διαβιβάσεις

Η πλατφόρμα και η βάση δεδομένων της βρίσκονται στη Γερμανία. Όπου πάροχος επεξεργάζεται εκτός ΕΟΧ, στηριζόμαστε σε απόφαση επάρκειας όπου υπάρχει, και διαφορετικά στις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες (Απόφαση (ΕΕ) 2021/914) με τεκμηριωμένη εκτίμηση επιπτώσεων διαβίβασης και συμπληρωματικά μέτρα όπου το απαιτούν οι Συστάσεις 01/2020 του ΕΣΠΔ. Λεπτομέρειες ανά πάροχο στη σελίδα υπο-εκτελούντων· αντίγραφα των εγγυήσεων από το [email protected].

9. Τα δικαιώματά σας

Πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή, περιορισμός, φορητότητα, εναντίωση και ανάκληση συγκατάθεσης — το ίδιο σύνολο με το άρθρο 8 της Πολιτικής Απορρήτου πελατών, ασκούμενα με τον ίδιο τρόπο και απαντώμενα εντός ενός μηνός.

Δύο ιδιαιτερότητες του εργασιακού λογαριασμού:

• Ο λογαριασμός σας ανήκει στη συνδρομή του οργανισμού σας. Δεν μπορούμε να τον διαγράψουμε παρά την εντολή του εργοδότη σας όπου τον χρειάζεται για την υπηρεσία, αλλά θα ικανοποιούμε πάντοτε δικαιώματα που δεν εξαρτώνται από αυτό — πρόσβαση, διόρθωση, εναντίωση, περιορισμός — και θα ενημερώνουμε εσάς και εκείνον για ό,τι πράξαμε.
• Για δεδομένα που ελέγχει ο οργανισμός σας, είμαστε ο εκτελών. Στείλτε το αίτημα στον οργανισμό σας· αν φτάσει σε εμάς, θα το διαβιβάσουμε στους διαχειριστές σας και θα σας το πούμε.

Μπορείτε να καταγγείλετε στο Γραφείο Επιτρόπου Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα οποτεδήποτε.

10. Ασφάλεια

TLS 1.2 ή νεότερο κατά τη μεταφορά· κρυπτογράφηση σε ηρεμία για τη βάση και τα αντίγραφα ασφαλείας· κατακερματισμός κωδικών με αλάτι και σκοπίμως αργή συνάρτηση· κρυπτογράφηση διαπιστευτηρίων τρίτων στο επίπεδο εφαρμογής· πρόσβαση βάσει ρόλων επιβαλλόμενη στο API· λογική απομόνωση μισθωτών επιβαλλόμενη σε κάθε όριο API· καταγεγραμμένη πρόσβαση προσωπικού βάσει ανάγκης γνώσης. Το Παράρτημα II της ΣΕΔ είναι η αναλυτική και συμβατικά δεσμευτική εκδοχή.

Δεν διαθέτουμε πιστοποίηση ISO 27001, SOC 2 ή ισοδύναμη, και δεν αναθέτουμε προς το παρόν ετήσιο εξωτερικό έλεγχο διείσδυσης. Το άρθρο 10.1 της ΣΕΔ λέει το ίδιο.

Παραβιάσεις που αφορούν δεδομένα υπό τον έλεγχό μας γνωστοποιούνται στον Επίτροπο εντός 72 ωρών όπου το απαιτεί το άρθρο 33, και σε εσάς χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση όπου ο κίνδυνος για εσάς είναι υψηλός. Παραβιάσεις που αφορούν δεδομένα υπό τον έλεγχο του οργανισμού σας γνωστοποιούνται στον οργανισμό σας χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση κατά το άρθρο 9 της ΣΕΔ, εγκαίρως για τη δική του αναφορά του άρθρου 33.

11. Αλλαγές

Η έκδοση και η ημερομηνία στην κορυφή αλλάζουν κάθε φορά. Για ουσιώδη αλλαγή ειδοποιούμε τους διαχειριστές του οργανισμού σας τουλάχιστον 30 ημέρες νωρίτερα. Προγενέστερες εκδόσεις κατόπιν αιτήματος στο [email protected].

12. Επικοινωνία

Προστασία δεδομένων και αιτήματα δικαιωμάτων: [email protected]. Ασφάλεια: [email protected]. Οτιδήποτε άλλο: [email protected].

Helios Energy Management Solutions, Αλαμάνας 50, Δάλι, Λευκωσία 2547, Κύπρος.